Our Blog

Pengertian Undangan: Fungsi, Ciri-Ciri dan Manfaat Undangan

Jika ingin mengundang seseorang untuk hadir dalam acara Anda, tentunya Anda memerlukan undangan bukan? Tujuannya ialah agar seseorang bisa melakukan persiapan terutama dari segi waktu.

Anda tidak bisa menyuruh orang lain datang ke acara Anda secara mendadak. Untuk itulah, undangan memiliki peranan penting. Tujuannya tak lain ialah agar orang yang diundang bisa menyusun agenda berikutnya, sehingga bisa datang ke cara Anda tanpa mengganggu jadwal acara lainnya.

undangan

Pengertian Undangan

Proses pembuatan sebuah surat untuk mengundang ada yang rumit dan sederhana tergantung dari permintaan yang punya hajat. Pengertian dari sebuah undangan yaitu pesan ajakan yang bersifat formal bertujuan untuk mempersilakan orang-orang yang diberi untuk hadir dalam acara yang akan berlangsung.

Surat undangan juga dapat diartikan sebagai sebuah pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan untuk seseorang dapat hadir atau berpartisipasi dalam acara tertentu sesuai ketentuan yang diberikan.

Tetapi surat pemberitahuan ini ada beberapa jenis yang harus Anda tahu. Perbedaannya berdasarkan kepentingannya baik itu yang bersifat resmi, setengah resmi, dan tidak resmi.

Fungsi Undangan

Undangan selain berguna untuk membuat si penerima datang pada acara yang Anda persiapkan, ada berbagai fungsi lainnya. Berikut fungsi berdasarkan macam-macamnya, antara lain:

1. Resmi

Fungsi surat yang bersifat resmi ini biasanya digunakan untuk keperluan suatu instansi atau suatu Lembaga formal. Surat resmi ini berfungsi untuk:

Mengundang anggota untuk rapat

Dalam hal ini, surat yang diberikan bersifat resmi dan menggunakan bahasa baku sehingga informasi yang diberikan singkat, padat dan jelas.

Selain itu, dalam surat yang dikeluarkan menggunakan kepala surat yang memberikan keterangan sebuah organisasi atau lembaga secara lengkap dari nama suatu organisasi hingga alamat yang dapat dikunjungi.

Baca juga:  Kartu Nama : Pengertian, Fungsi, Ciri dan Manfaat

Tidak hanya itu, surat resmi ini dikeluarkan oleh organisasi resmi sehingga harus menggunakan nama jabatan untuk mewakili organisasi atau menggunakan kata kami. Dan dalam surat dibubuhi tanda tangan pengurus serta stampel suatu organisasi.

2. Setengah Resmi / Semi

Fungsi surat yang bersifat setengah resmi ini biasanya digunakan untuk keperluan suatu kelompok yang tidak terikat kontrak/perjanjian. Contohnya perkumpulan keluarga, acara arisan di lingkungan hingga keluarga, perkumpulan karang taruna dan masih banyak lagi. Berikut ini merupakan fungsi dari surat setengah resmi.

Mengundang untuk menghadiri suatu acara

Dalam hal ini surat yang diberikan bersifat setengah resmi dan masih menggunakan bahasa baku tetapi tidak seformal surat resmi sehingga informasi yang diberikan dibebaskan tergantung yang mengundang.

Berbeda dengan surat resmi, jika surat setengah resmi dikeluarkan tidak menggunakan kepala surat dan bentuk suratnya diperbolehkan jika tidak standar seperti surat resmi pada umumnya. Bahasa yang digunakan diperbolehkan campur karena tidak bersifat resmi.

3. Surat tidak resmi / Pribadi

Fungsi surat yang bersifat tidak resmi ini biasanya digunakan untuk keperluan pribadi entah itu ulang tahun, pernikahan bahkan khitanan.  Berikut ini merupakan fungsi dari surat tidak resmi/ pribadi.

Memberikan Informasi yang benar dan detail tentang acara

Dengan memberikan informasi detail kepada penerima dapat mempermudah tamu undangan untuk hadir dalam acara yang Anda persiapkan.

Patokan untuk mempersiapkan catering

Catering merupakan jamuan yang wajib ada untuk menyambut dan merupakan salah satu bentuk untuk memberikan penghormatan kepada tamu yang telah hadir. Oleh karena itu, jumlah undangan yang telah disebar dapat menjadi patokan bagi Anda untuk mempersiapkan catering yang akan disediakan pada saat acara.

Memberikan peraturan pada saat acara

Baca juga:  Poster, Selebaran Kertas Dengan Segudang Manfaat

Selain berfungsi sebagai alat untuk mempersilakan tamu datang saat acara. Anda dapat menyelipkan berbagai peraturan yang wajib tamu taati. Dengan begitu, Anda dapat meminimalisir jumlah tamu tidak diundang dalam acara yang Anda selenggarakan serta dapat mengatur jumlah souvenir atau cenderamata yang akan diberikan kepada tamu. Contohnya dengan membawa undangan pada saat acara atau membawa bukti untuk menukarkan cinderamata di meja tamu.

Bentuk penghormatan bagi tamu

Dengan menggunakan sebuah undangan untuk acara-acara yang bersifat non formal akan terlihat lebih sopan dan menghargai para tamu undangan yang terlibat. Sehingga akan membantu banyak proses pada saat acara berlangsung.

Ciri-ciri Undangan

Undangan dapat digunakan dalam berbagai acara baik resmi ataupun tidak resmi. Di bawah ini merupakan salah satu ciri-ciri dari sebuah surat undangan antara lain sebagai berikut.

1. Resmi

  • Format penataan yang baik dan rapi
    Surat resmi yang baik tentunya disajikan dengan format yang rapi serta tertata dengan apik.
  • Bahasa yang digunakan
    Surat resmi menggunakan bahasa baku.
  • Bahan baku
    Bahan yang digunakan untuk mencetak surat resmi menggunakan kertas F4 Atau A4 berwarna putih.

2. Setengah Resmi

  • Format penataan yang baik dan rapi
    Seperti halnya surat resmi, perbedaannya adalah tidak menggunakan kepala surat
  • Bahasa yang digunakan
    Surat setengah resmi diperbolehkan menggunakan bahasa campuran sehingga tidak harus resmi.
  • Bahan
    Bahan yang digunakan untuk mencetak surat menggunakan kertas yang lazim untuk surat menyurat.

3. Tidak resmi/Pribadi

  • Format penataan yang baik dan rapi
    Untuk format penataan surat tidak resmi dibebaskan dalam segi tulisan ataupun perkataan. Tetapi pada umumnya menggunakan penataan yang baik dan rapi sehingga orang yang diberikan surat tertarik untuk melihatnya.
  • Kesan pertama yang baik
    Kebanyakan orang dalam menilai sesuatu yaitu kesan pertama terdapat pada tampilan cover depan. Entah itu gambar atau tema diharapkan semenarik mungkin, sehingga dapat mencuri perhatian penerima untuk membaca isi pada undangan tersebut.
  • Bahan baku yang bagus
    Bahan baku setiap undangan pasti berbeda, apalagi undangan pernikahan tentunya memiliki bahan baku yang lain dari surat-surat lainnya. Pemilihan bahan baku sangatlah penting untuk menambah kualitas dari surat undangan tersebut.
  • Desain unik dan dapat dimanfaatkan
    Dewasa ini berbagai macam desain undangan berkembang pesan dari tahun ke tahun. Banyak sekali desain unik yang dapat dipilih sebagai konsep undangan diacara Anda. contohnya yaitu undangan dalam bentuk kalender, tote bag, gelas, kipas, dan masih banyak lagi desain-desain lain yang dapat bermanfaat setelahnya.
Baca juga:  Ingin Tahu Tentang One Way Vision Sticker? Simak Pengertian dan Fungsinya di Sini

 

Manfaat Undangan

Selain memiliki fungsi, undangan juga memiliki berbagai macam manfaat. Secara umum manfaatnya yaitu untuk mengajak semua orang yang diundang untuk menjadi salah satu tamu dalam acara yang dilaksanakan.

Seperti halnya pada acara khitanan atau pernikahan dapat menjadi ajang Anda berbagi kebahagiaan serta silaturahmi kepada seluruh tamu undangan. Berikut ini merupakan beberapa manfaat dari undangan yang dapat Anda ketahui :

1. Mempermudah mengundang seseorang

Surat undangan berisi informasi lengkap mengenai waktu dan tempat acara yang akan diselenggarakan. Hal ini memudahkan Anda dalam mengundang seseorang, sebab cukup efektif dan efisien.

2. Menjadi alat untuk silaturahmi

Saat mengantar atau memberikan surat kepada orang lain, hal ini bisa menjadi ajang silaturahmi. Anda bisa berbincang-bincang dengan orang yang dituju dengan bahasan topik mengenai acara yang akan diadakan.

3. Membantu menghemat waktu

Surat ini banyak sekali penyedia jasa pembuat surat undangan yang bisa Anda manfaatkan. Bahkan, ada bentuk virtual yang bisa dikirimkan secara online. Desainnya pun menawan bisa sesuai keinginan. Hal ini tentunya menghemat waktu karena Anda tak perlu datang door to door.

Surat undangan memiliki berbagai macam jenis dan fungsi. Surat ini sangat berperan penting dalam suksesnya sebuah acara yang akan dilangsungkan.

Leave A Comment

× Ada yang bisa kami bantu?